個人如何用時間管理軟件提升效率

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想過沒,為什么我們的工作效率總是不高?

工作效率的高低90%是靠個人的熱情和自覺自律。剩余的10%呢?

如保持良好的工作激 情和態度 。工作熱情確定可以很大程度上影響到工作效率,工作熱情就是工作態度,也就是我們從事某個工作的意愿度。一份工作你想不想做,投入多大的熱情去做,很大程度是由你的熱情決定的。你熱愛你的工作,你的工作態度自然就好,工作效率也就上去了。

其次是各種管理工具的使用 。俗話說得好,“工欲善其事,必先利其器”,選擇好的工具能使得事半功倍,而工具的使用就要求我們不懂莫裝懂,能夠虛心請教他人。自己懂的,也能不因自己的私利而無視工作同伴的求教,畢竟,每個工作都不是僅憑個人能力就能完成的 。工作本是一個集體項目,愉快的合作才能提高效率,好的軟件和工具就能如虎添翼。

最后是你的工作方法 。任何事情都有方法論,拿我自己來說,我每天從家里去團隊管理專家飛項軟件公司上班,我可以走路,也可以開車,可以地鐵公交,也可以騎車。如果你想高效,在不考慮交通的狀況下可能開車是最快的方法,走路是最慢的。提高工作效率其實就是在你思考什么是最好的、最便捷的方法。在平時工作中如何結合方法論進行落地呢?

利用四象限法則,做好輕重緩急規劃。

專家認為,一個好的方法是建立預約。建立了預約,自己的時間才不會被別人所占據,從而有效地開展工作。我們也更好地將事情按照緊急、不緊急、不重要、不重要的安排和組合分為四個象限進行推進:

實際情況下,我們如何將“四象限法則”運用到日常工作中呢?平時我們同事都用自己的軟件去做時間管理和事項待辦,這里主要用到的是飛項的“貼標簽”與“看板”功能。以我自己的部門來說,我們是產品部,會涉及到很多任務的同時推進。

首先,每個任務到來時,我們需要提前設置好時間,什么時候開始,什么時候結束,需要耗費多少時間,這更有利于我們明確自己將在這個事項中花費的時長,更好進行時間的分配與規劃,同時也幫助我們在提高效率,盡可能在規定時間內完成事項。

接著,就是根據“四象限”針對該事項的緊急與重要程度進行判斷并貼標簽。我們產品經理經常在每天早上就會根據成員和團隊管理情況進行日程的安排,對重點和緊急的事項優先馬上處理,然后才是其他事情。最后事項的創建頁面就會像這樣:

那把事項都這樣劃分好后,就會看到我當天的待辦事項面板就會是這樣的,該優先做什么就非常清晰。

如果想根據“四象限法則”的劃分來看的話,也可以在飛項的自定義面板篩選創建四象限,輕重緩急在面板上一目了然,更有利我將時間進行優先級分配,在任務截止前漂亮地完成項目。

當然,除了“四象限法則”外,還有很多時間管理方法,例如番茄工作法、GTD時間管理法……這里就不一一列舉了。提高個人的工作效率歸根到底還是個人的態度和用心程度,工具和軟件只是協助你做得更好更完美。如果你是一個時間和事項掌控者,那么你一定要用軟件幫你。

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