作為集團公司的文件管理人員，林某每天需要處理大量已接受和已發送的傳真，而很多傳真需要存檔備份以應急用，日積月累，大量堆積如山的傳真管理起來就非常麻煩，特別是熱敏紙傳真，存檔一兩個月內容就模糊不清了，需要在敲到電腦里打印出來。而且一旦領導突然要其中的某一份傳真件，林某要從海量的傳真里馬上找出來，無疑大海撈針，真是吃盡苦頭還時常挨領導的罵。那么，有沒有什么好的辦法幫助林小姐解決傳真文件管理的問題呢？
AOFAX電子傳真機全球第一款電子傳真系統，主要是結合電腦來實現傳真辦公的無紙化，給用戶節省紙張、耗材費用的同時，AOFAX電子傳真系統強大的傳真管理功能，也給類似林小姐這樣的辦公室人員以及對傳真存檔管理有要求的其他公司員工解決了難題。
首先，AOFAX電子傳真系統結合金恒科技的傳真軟件，把用戶已收已發的傳真全部自動按時間順序存檔備份，不管什么時間，用戶如果需要查找其中的任何一份傳真，那么就可以利用AOFAX電子傳真系統日志查找功能，根據姓名、傳真標題、已收、已發、收發日期、傳真號碼等關鍵詞隨時查找出來，方便快捷。原來可能要很長時間有才能完成的工作,用AOFAX電子傳真系統不到一分鐘就搞定了。
其次，AOFAX電子傳真機還有獨特的權限管理功能。簡單的說，就是通過虛擬傳真分機號碼設置，可以將用戶所收到的傳真自動分發到每個人的電腦上，并通過高管級、管理級、普通級三個級別的權限設置，使得最高領導層如果需要的話，就可以查看公司所有員工的已收傳真；部門領導可以收看本部門的傳真；普通員工只能收看自己的傳真。這樣既滿足了傳真接收的及時性，又保證公司重要機密傳真不泄密，安全可靠。同時，AOFAX電子傳真機通過設置人工分發值班員和內部轉發傳真功能，可以把發送方不知道傳真分機號的公共傳真轉發到相應的用戶電腦上，不至于漏接傳真。這樣就實現了員工不需要離開自己的座位，而傳真卻可以根據需要在公司內部快速靈活的流動。而AOFAX電子傳真系統的按線路轉發功能更是能保證某一線路所收到的傳真自動分發給特定的用戶，（比如公司老總）保證傳真接收的定向性和獨享性。
再次，AOFAX電子傳真系統的電話簿設置也獨具匠心。比如，用戶可以在電話簿里添加用戶的名稱、電話、地址、郵編、郵箱等聯系信息，同時可以針對傳真號碼進行查看、增加、修改、刪除、清空、導入、導出等操作。另外，AOFAX電子傳真系統對發送成功的傳真號碼，用戶可以選擇加入或不加入到電話簿中（系統自動去重）。AOFAX電子傳真機還可以根據用戶類別來設置群組電話號碼，比如按客戶所屬的地區、行業、長途還是市話等來分類，既方便了傳真號碼管理又可以進行群發傳真。
最后，AOFAX電子傳真系統的圖章管理及授權功能既滿足了用戶傳真簽字蓋章的需求，又保證了圖章流動的安全性，適用可靠。
總之，AOFAX電子傳真系統就像一個不需任何費用，又非常盡忠職守的傳真文件管理員一樣，在滿足用戶基本的傳真收發需求的同時，又幫助用戶解決了普通傳真機所不能解決的傳真備份、查找等功能，真是一舉兩得。更多關于AOFAX電子傳真系統的信息，請參考中國傲發網（www.AOFAX88.com）。
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