UB Store破解發票處理難點，“發票RPA”5大應用場景解析

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上千億張發票承載著海量的信息，發票的內容，對于企業來講則是非常重要的數據，在稅務認證、供應商管理、合同管理、報銷管理、客戶管理等業務方面均會用到。

對于如此重要的“東西”，企業以及財務人員該如何更高效地處理它?伴隨“四大”對財務機器人積極的推廣，RPA早已引爆財務圈，很多企業的財務通過RPA找到了降本增效的新解決方案。

傳統發票處理環節的難點

傳統發票信息處理往往令企業財務人員頭疼。據《2020財務群體生存狀態調研報告》調查顯示，最令財務人“壓力山大”的，不是企業成本控制，也不是職業生涯被考證支配，而是發票報銷。發票處理中大量的人工重復操作，占據了多數財務人員的精力與時間。

特別是對于專業的財務公司、代記賬公司來說，繁重的票據錄入和管理工作，耗費了大量人力成本。

伴隨人工智能技術不斷突破，從數字化到自動化，企業財務發票錄入流程的自動化處理需求迫切。

RPA發票識別錄入自動化的主要原理為：通過RPA將供應商主數據、物料主數據等同步至財務共享平臺。在收到發票后，RPA提供OCR掃描發票信息并自動驗真。發票驗真后，RPA可根據匹配規則提供自動和采購訂單以及收貨單等單據進行校驗匹配。三單校驗成功后，RPA則根據記賬規則自動處理應付賬務，如有需要增加發票自動認證。

無處不在的發票處理：“發票RPA”經典應用場景

發票處理無處不在，從采購到付款、訂單到收款，到訂單核對、應付賬款，再到資金管理、稅務管理，很多行業的財務場景都能找到它的身影。

盡管，RPA并不是專門為應對財務工作而開發出來的，但在實際的財務工作中，RPA技術的應用卻異常豐富。

場景1：應付賬款流程

某大型教育機構，每個月都要為旗下10余所學校處理超過3,000張發票。

應用RPA之前：收到單批發送的發票時，人工要手動將大量發票數據輸入到ERP系統，工作量巨大，耗時費力。隨著發票數量、種類的日益增多，處理起來也愈發復雜。

應用RPA之后：RPA機器人可代替人工自動將發票數據輸入ERP系統，簡化操作流程，減輕了財務人員的工作量，每張發票可節省10分鐘的處理時間。RPA的發票讀取功能，可自動檢測并標記疑似錯誤或欺詐的發票，提升準確率，最大限度地降低業務風險。

RPA機器人每年可為該機構自動處理近50,000張發票，節省工時超過6,000小時。

場景2：發票開具

某電信運營商財務部門發票開具流程。

應用RPA之前：收到訂單后，財務人員需要手動錄入相關信息并開立發票，并通過郵件發送給客戶。手動開票耗時長，業務量大時，財務人員甚至可能因疲勞導致數據錄入錯誤。

應用RPA之后：RPA自動為客戶生成電子發票，并發送至客戶的電子郵箱。若客戶有紙質發票需求，RPA會將發票信息發送至打印機。遇到有爭議發票，則自動將信息轉由人工處理。RPA優化了開票流程，縮短了開票時間，提高了開票準確率。

場景3：發票核對

某科技公司的財務，核對發票及相關交易記錄。

應用RPA之前：每天要核對上百張發票，每名員工至少要花費1小時整理紙質文檔，耗時費力，還容易出錯。

應用RPA之后：RPA通過OCR將紙質材料數字化，并進行統一歸檔。無需人為干涉，RPA可自動核對發票與交易記錄，并錄入數據，存儲掃描圖像。

場景4：發票識別

某汽車制造企業的財務部的發票識別處理。

應用RPA之前：財務部聘用了多個財務人員手動處理各地供應商的紙質發票、賬單，工作量大，數據錄入易出錯，新手甚至還可能因不熟悉業務導致合規風險。

應用RPA之后：RPA通過OCR技術，識別多種格式的發票信息，并將其進行二次轉換，形成統一格式，自動錄入系統，再將處理后的發票信息發送給指定的財務人員進行審核。

場景5：供應商發票處理

某玩具零售商供應商發票處理。

應用RPA之前：每當有新商店加入公司采購組，公司都要從供應商處收集每一張發票，并集中處理所有交易。月初收到的發票較少、業務量小，臨近月末卻要處理大量發票，人工手動處理效率低，不僅耗時費力，還容易出錯或遺漏。

應用RPA之后：RPA每年為公司處理10萬余張發票。以往需要45名員工處理，現在只需15人即可處理完成，大大降低了人力成本。

UB Store發票自動化解決方案

隨著RPA的普及與應用，財務流程中的手工勞動問題正在得到解決。“發票自動化”勢必成為很多公司財務部門應用RPA實現流程自動化的重要選擇。

根據企業財務發票處理產生的種種痛點，UB Store“發票自動化”財務解決方案，覆蓋常見發票處理場景：發票開具、識別、匯總、驗真、稅務申報/納稅報表制作等，幫助企業實現發票的批量采集、數據錄入等工作的自動化，提高數據采集與管理的效率，降低企業人力物力開銷，提高準確率。

解決方案1：發票識別

UiBot增值稅發票識別機器人，能夠自動識別各種格式的增值稅發票信息，并對發票做匯總處理，同時還具備對接其他類型票證識別能力。機器人操作效率高，可將每月業務操作時間，由原來的300小時減少到7小時。發票識別率幾乎100%，單筆發票查驗反饋速度小于5秒。

解決方案2：發票驗真

RPA機器人可基于發票票面信息自動校驗發票真偽，同時可將增值稅發票提交到國稅總局查驗平臺進行驗證和認證，并反饋和記錄結果。UiBot發票驗真機器人，可在提高開票效率的同時避免人為輸入錯誤的發生。

解決方案3：發票開具

RPA機器人根據訂單信息，抓取銷售開票數據進行開票，發票開具后將開票信息傳遞至相關業務人員，通知其進行發票寄送。UiBot發票自動開具機器人，可以實現發票申請提交與開具的全流程自動化操作，減少發票人工處理，縮短發票處理周期。

UB Store是目前國內最大的一站式辦公自動化服務與交易平臺，對于智能財務、財稅領域的RPA應用有著專業、深入的研究。致力運用機器人流程自動化(RPA)與人工智能(AI)，讓企業更多的財務人員享受到UiBot RPA機器人、流程自動化帶來的紅利。

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